Как избежать ошибок при организации корпоративов

Согласно закону Мерфи, если что-то может пойти не так, то это непременно случится. Поэтому, планируя мероприятие, проверяйте и пытайтесь предвидеть даже незначительные на первый взгляд детали, чтобы ничто не застало вас врасплох. Особенно это касается организации корпоративных праздников, которые должны удовлетворять предпочтения разных людей и, одновременно, формировать положительный образ организации.

Все начинается с правильной даты

Многие мероприятия могут закончиться провалом, если вы неправильно выберете дату. Она должна подходить как потенциальным спикерам, так и участникам. Стоит учитывать, например, что все чаще летние отпуска переносятся на осенние месяцы, то есть на сентябрь и октябрь.

Соответственно, несмотря на то, что вторая половина сентября долгое время считалась идеальным периодом для организации корпоративов, направленных на сплочение команды, в последние годы все больше людей вынуждены отказываться от участия в подобных мероприятиях в связи с семейными планами. Кроме того, такие фирмы, как dzyga catering и ряд других украинских кейтеринговых компаний, могут быть перегружены организацией школьных мероприятий, что создаст затруднения с кейтеринговым обслуживанием.

Какие же даты лучше всего подходят для организации корпоратива?

• середина декабря, когда сотрудники могут совместно отметить достижения года;
• первая половина лета, которая идеально подходит для организации мероприятий на открытом воздухе, таких как пикники или спортивные соревнования;
• периоды низкой занятости, когда в компании меньше работы, а организация корпоративного мероприятия может уменьшить стресс сотрудников.

Что касается конкретных дней недели, наиболее предпочтительным считается пятница, так как именно тогда меньше вероятность, что сотрудники будут заняты деловыми встречами или семейными обязанностями.

Неподходящее местоположение — критическая ошибка

Еще одним важным аспектом, влияющим на успех корпоративного мероприятия, является его местоположение. Разумеется, оно должно соответствовать имиджу компании. Но что еще более важно, быть легкодоступным с практической точки зрения. И вот об этом условии организаторы корпоративных мероприятий нередко полностью забывают, что является критической ошибкой.

Какое же местоположение может считаться идеальным? В первую очередь такое, куда:

• можно добраться как на личном автомобиле, так и на общественном транспорте;
• доставляются кейтеринг бокси київ (такую услугу, в частности, можете предоставить компания Dzyga);
• возможен доезд в течение 20-30 минут из центра города.

Также важно наличие поблизости зон отдыха на природе, а если организуется корпоратив для заграничных партнеров, также туристических достопримечательностей.

Участники корпоратива по достоинству оценят близость банкетного зала к отелю, а если это невозможно, плюсом будет обеспечение фирмой транспорта. Если на мероприятии будут присутствовать гости из-за границы, стоит организовать для них перелет и трансфер из аэропорта. И, хотя они могут справиться с этим самостоятельно, намного лучше, если они почувствуют себя «под опекой» организатора.

Правильные партнеры — залог успеха

Сегодня ни одна фирма не организует корпоративных мероприятий самостоятельно, выбирая среди лучших на рынке специалистов готовы организовать кейтеринг на корпоратив или другое меропритие, развлечения для гостей или их развоз к месту проведения мероприятия и/или ночлега.

Так, как любая танцевальная вечеринка должна иметь своего ведущего, так и на мероприятии высокого качества необходим хороший конферансье, который будет приветствовать собравшихся, представлять участников и гостей, а также развлекать публику. Нередко в обязанности конферансье входит объявление номеров приглашенных артистов.

Хороший конферансье должен быть опытным, харизматичным и хорошо ориентироваться в программе мероприятия, благодаря чему с легкостью поддержит интерес аудитории и одновременно будет полностью контролировать то, что происходит на сцене и в какой последовательности.

Как выбрать лучшего партнера?

• никогда не отдавайте предпочтение первой фирме в строке поиска в интернете — потраченные на рекламу средства не означают качества;
• внимательно знакомьтесь со всеми основными и дополнительными услугами, которые предлагает потенциальный партнер;
• читайте отзывы других клиентов о потенциальном партнере.

И, конечно же, всегда сотрудничайте исключительно с теми фирмами, которые соглашаются подписать с вами договор о сотрудничестве.

Чрезмерная экономия

Контроль бюджета важен, но вы не можете экономить во всем – в противном случае оформление мероприятия будет посредственным и станет негласным свидетельством вашего неуважительного отношения к приглашенным. А, как известно, дьявол кроется в деталях. Поэтому в организации мероприятий пригодятся ваши навыки переговоров и эффективный поиск способов повышения ROI. Контролируйте бюджет, но не в ущерб общей концепции события.